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Guia definitivo para planejar a retirada da sua empresa para a região vinícola da Califórnia

Como VP de Vendas Corporativas e de Grupo da WineCountry Media - que possui e administra NapaValley.com , Sonoma.com , e WineCountry.com - Eu ajudei empresas de todo o mundo a planejar suas reuniões corporativas e de grupo, retiros e eventos na região vinícola da Califórnia. E sempre, há itens importantes em que essas empresas não pensaram antes de entrar em contato comigo sobre sua próxima reunião ou retiro.

Então, quero compartilhar minhas 14 principais considerações que um CEO, assistente executivo ou planejador de eventos deve ter em mente ao planejar um retiro corporativo para a região vinícola da Califórnia. Minha lista de verificação privada, experiente em batalha, para criar um retiro de Wine Country bem-sucedido para ganhar elogios de seus colegas e fazer você parecer um organizador profissional de reuniões.

Agora mesmo: vamos nos aprofundar. Abaixo está o questionário real que eu uso para cada novo cliente corporativo, um que eu aperfeiçoei trabalhando com uma ampla variedade de empresas e os serviços que elas e seus funcionários precisam quando chegam. Na última pergunta, você terá uma sólida compreensão de quando, onde, o quê e como é necessário para planejar seu próximo evento de sucesso da equipe Wine Country.


O questionário




# 1. Qual é o objetivo do seu evento?

Do 10 tipos mais comuns de eventos corporativos , ajuda saber exatamente em que categoria seu evento se enquadra, para que os vendedores do grupo nos hotéis e resorts Wine Country saibam como responder à RFP (Solicitação de Proposta) de acordo. Uma reunião executiva ou seminário de treinamento da equipe de funcionários, por exemplo, provavelmente será realizado em ambientes fechados, geralmente em uma sala de reuniões sem janelas para evitar distrações, enquanto um jantar de viagem de incentivo da equipe pode ser realizado ao ar livre em um vinhedo ou adega. Fornecer a etiqueta correta em seu evento no início pode evitar vários problemas posteriores.



# 2. Qual é o tamanho do seu grupo?

Esteja ciente de que a maioria dos hotéis e resorts Wine Country considera 10 pessoas como o tamanho mínimo de um 'grupo'. Qualquer tamanho menor do que isso provavelmente não proporcionará os benefícios de uma reserva de grupo. Se você não sabe o tamanho exato da sua festa, tudo bem - os hotéis esperam isso e darão aos clientes alguma margem de manobra em quartos não reservados.

Assim que soubermos o número estimado em seu grupo, nós o compararemos com o hotel ou resort Wine Country mais adequado. Grupos menores tendem a combinar melhor com propriedades de pequeno a médio porte, e o serviço exclusivo que eles fornecem é geralmente mais pessoal, enquanto as propriedades de grande resort podem economizar milhares em custos de transporte por ter tudo o que seus grupos desejam ou precisam na propriedade : restaurantes, spas, degustação de vinhos e até uma pista de boliche no Meritage Resort and Spa .



# 3. O seu grupo já esteve na Wine Country antes? Se sim, onde você ficou?

Não é incomum que coordenadores de eventos em grupo digam que querem ficar em Napa Valley e acabam ficando em Sonoma County, mesmo quando não tinham ideia de que hospedar um retiro em Sonoma County era uma opção (geralmente é um hotel comum em Napa Valley taxa de quarto que ajuda a convencê-los). Se o cliente já esteve na Wine Country antes, geralmente tem uma ideia clara de onde deseja hospedar seu evento. E saber onde eles ficaram e jantaram nos permite não enviar RFPs para os mesmos locais, a menos que eles especificamente solicitem.




# 4. Você quer ficar em Napa Valley ou Sonoma County?

Cerca de 90% dos clientes de eventos corporativos dizem que desejam hospedar seu retiro em Napa Valley, mas quando Sonoma County também é recomendado, eles geralmente estão abertos a isso como uma opção. O que geralmente determina seu destino final é o custo: um quarto de hotel em Sonoma County custa cerca de 30% menos do que Napa Valley, e a maioria das pessoas fica boquiaberta ao ouvir o custo médio de uma tarifa de quarto de fim de semana de verão em Napa Valley.



# 5. De quantas salas você precisa para o seu grupo?

Esta pergunta freqüentemente provoca risos. A idéia de executivos de empresas dividindo um quarto de hotel é muito divertida para assistentes executivos. Mas você ficaria surpreso com a frequência com que isso confunde a pessoa encarregada de planejar o evento corporativo. A empresa deseja economizar dinheiro com a divisão de quartos da equipe? Algum membro da equipe vai querer trazer seus parceiros (ou podem)? Além do orçamento, ter uma ideia clara de quantos quartos você precisa é um dos fatores mais importantes para reservar um retiro empresarial.




# 6. Qual é a sua data de chegada e partida?

A resposta padrão da indústria para esta pergunta é fornecer a data de chegada e a data de partida, neste formato: Estaremos chegando na quarta-feira, 3 de março e partiremos no domingo, 7 de março. Apenas dizer que é um retiro de 3 dias não está claro, e quando se trata de reservar um evento de $ 40.000, clareza é a chave. Se você não sabe as datas exatas em que seu grupo ficará, um vendedor de hotel pode apenas fornecer uma estimativa dos custos e provavelmente não reservará um bloco de quartos para você. Não é um problema, mas ter uma data de chegada e partida clara tornará o trabalho de todos mais fácil.

E, para sua informação, muitos hotéis e resorts Wine Country têm um mínimo de 2 noites nos fins de semana, então, se o seu retiro corporativo termina em um sábado, a noite de sábado também pode ser cobrada. E porque Wine Country é um destino popular para turistas nos fins de semana, reservar seu evento de domingo a quinta-feira pode economizar milhares de dólares.



# 7. A sua data de chegada e partida é flexível?

Embora seja útil ter datas de viagem gravadas, não é crucial. Hotéis e resorts costumam perguntar se as datas dos eventos do seu grupo são flexíveis, já que às vezes eles estão esgotados nessas datas específicas ou mesmo apenas no primeiro ou último dia. Dizer que você está bem com segunda a terça ou terça a quarta dá ao vendedor do hotel muito mais liberdade.



# 8. Qual é o seu orçamento estimado?

Você ficaria surpreso com a frequência com que um novo cliente de evento de grupo não tem uma resposta para esta pergunta, seja porque não recebeu um orçamento, ou porque a empresa está nos contatando para determinar qual deve ser o seu orçamento. Ter um orçamento estimado não é crucial, mas muito útil para determinar o calibre, o momento e a localização de um hotel ou local de retiro corporativo. Para um evento de grupo médio (hotel, espaço para reuniões + A&B + A / V, transporte, refeições), um mínimo de $ 500 por pessoa por noite é um bom lugar para começar.


Em relação aos orçamentos, uma palavra que você desejará ter em seu léxico é “concessões”, que é o jargão de hotéis para brindes. Embora não negociemos taxas de grupo para você, um hotel ou local de reunião muitas vezes oferece concessões extras para nossos clientes porque trabalhamos com eles com frequência. Resumindo, reservar seu evento corporativo por meio de nós economizará dinheiro e pedir concessões adicionais - como dispensar a taxa de resort ou taxa de Wi-Fi - economizará ainda mais.



# 9. Qual é o valor aproximado de gastos nas tarifas dos quartos?

Se um cliente de evento corporativo não tem um orçamento em mente, quase sempre tem uma ideia aproximada de quanto deseja gastar por noite em um quarto. As tarifas para grupos são normalmente menores do que as tarifas de “viagens de lazer”, e as tarifas de domingo a quinta-feira são quase sempre muito mais baratas do que as tarifas de fim de semana, já que Wine Country é um destino popular para uma escapadela de fim de semana.

Saber quanto você está disposto a gastar em um quarto de hotel é muito útil para determinar quais hotéis são mais adequados para o seu grupo. No final das contas, para o verão, espere pagar cerca de US $ 250 por quarto por noite em Sonoma County. Para uma propriedade de luxo em Napa Valley durante a alta temporada, espere pagar cerca de US $ 500 a US $ 600 por diária, no mínimo.



# 10. Você também precisará de transporte?

Novamente, você ficaria surpreso com quantas pessoas encarregadas de montar o retiro do grupo da empresa não levam em consideração os custos de transporte, tanto do aeroporto quanto fora do hotel. Poucos hotéis na Wine Country têm serviço de transporte direto dos aeroportos de San Francisco e Oakland (o Doubletree Sonoma Wine Country é uma rara exceção), portanto, se você precisar de uma carona do aeroporto ou de uma vinícola de seu hotel, você precisa reservar uma empresa de transporte com bastante antecedência. Na WineCountry, fizemos parceria com várias empresas de transporte locais e ficaremos felizes em recomendar a melhor opção para o seu grupo.



# 11. Você vai precisar de espaço para reuniões? Em caso afirmativo, em quais dias você precisará reservar o espaço para reuniões e para quantas pessoas? Você precisará de áudio / vídeo e F&B? O seu grupo tem outras necessidades?

Quase todo evento corporativo ou de grupo precisa de algum tipo de espaço para reuniões ou sala de reuniões, seja dentro de um hotel ou em uma vinícola. As perguntas para as quais você deseja obter respostas com antecedência incluem: Para quantas pessoas? Por que período do dia? Você vai precisar de serviço de comida e bebida? Você quer que o álcool seja servido (como em uma vinícola)? Você precisará de equipamento de áudio / vídeo? Como você quer as mesas e cadeiras dispostas? Você terá sessões de breakout?

O custo típico de alugar um espaço para reuniões varia muito em Wine Country. Temos alguns hotéis parceiros que costumam acenar com a taxa de aluguel do espaço para reuniões (geralmente se o cliente concordar com uma cobrança F&B mínima), enquanto outros cobram pelo menos quatro dígitos. Se você vai pedir concessões, a taxa de espaço para reuniões é um bom lugar para começar.



# 12. Você precisará de ajuda para organizar o almoço ou o jantar?

Para a maioria dos eventos corporativos e de grupo que acontecem em Napa Valley e Sonoma County, o almoço está incluído na taxa F&B do espaço de reunião, seja como lanche ou buffet dentro da sala de reuniões ou no corredor. Se você e seus colegas de trabalho querem almoçar ou jantar fora do hotel, temos o prazer de oferecer recomendações para você (somos todos esnobes por comida aqui, então não vamos te enganar). Uma opção popular é jantar em grupo em uma vinícola, seja ao ar livre entre as vinhas ou em uma caverna de vinhos, como a fantástica experiência de jantar em uma caverna no Vineyards Pine Ridge em Napa Valley.

Lembre-se de que, se o restaurante ou a vinícola não estiverem a uma curta caminhada - um ótimo motivo para reservar um hotel no centro da cidade - você provavelmente precisará contratar uma empresa de transporte se quiser viajar em grupo, o que pode ficar caro. Como alternativa, Uber e Lyft estão disponíveis em toda Wine Country.



# 13. Você precisará de ajuda para organizar atividades, como degustação de vinhos?

Quando estiver em Roma, certo? Quase todos os eventos corporativos e de grupo que ajudamos a planejar incluem uma visita a uma ou mais vinícolas para uma experiência de degustação e recomendar vinícolas é a nossa especialidade. Tal como acontece com jantar em um restaurante fora do local, tenha em mente que se a vinícola que você deseja visitar não estiver a uma curta distância, você provavelmente precisará contratar uma empresa de transporte ou serviço de compartilhamento de carona. E embora você possa estar apenas degustando vinhos em pequenos goles, você ficaria surpreso com a rapidez com que seu nível de álcool no sangue pode subir além de 0,08%.



# 14. Você está interessado em fazer outras atividades além da degustação de vinhos, como competições de culinária em equipe?

Junto com a degustação de vinhos, existem dezenas de outras atividades disponíveis na Wine Country que podemos ajudar a organizar para o seu evento de grupo, desde passeios de bicicleta Sip-n-Cycle a comida gourmet e passeios de vinho, eventos de formação de equipe (competições de culinária são muito populares ), aulas de mistura de vinhos e passeios a pé pelas vinhas. Para ver uma ampla gama de atividades divertidas na Wine Country para o seu grupo, confira Experiências WineCountry .


Se você chegou ao final deste artigo, parabéns! Agora você tem todas as respostas para hospedar um evento corporativo ou de grupo divertido e frutífero na região vinícola da Califórnia. A próxima etapa é ligar para (415) 518-1402 ou enviar um e-mail para matt@winecountry.com . Não vou apenas ajudá-lo a encontrar os locais ideais para o seu próximo evento corporativo ou evento da equipe, mas também o colocarei em contato com a pessoa certa com quem você precisa falar - e provavelmente ajudarei você a economizar dinheiro também.

Por último, mencionei que nosso Serviço de recomendação e referência é gratuito? Ganhamos uma pequena comissão de nossos hotéis parceiros sobre a tarifa do quarto, mas é o hotel que cobre esse custo, não você. Portanto, não há realmente nenhuma razão para não usar nosso Serviço de recomendação e referência para eventos corporativos e de grupo em Napa Valley e no condado de Sonoma.


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